Bezpłatna aplikacja na komputer – MM News... i jestem na bieżąco! Sprawdzam

 

STAN PRAWNY NA 13 MARCA 2025

Odpowiednia organizacja systemu kontroli finansowej w placówce oświatowej ma zminimalizować ryzyko związane z dokonaniem wydatku niezgodnego z prawem lub z naruszeniem przepisów. Stanowi także zabezpieczenie dla jej dyrektora jako osoby odpowiedzialnej za finanse danej placówki.

W Ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zdefiniowane jest pojęcie kontroli zarządczej. Kontrola finansowa jest częścią kontroli zarządczej, która ma znacznie szerszy zasięg. Na kontrolę finansową składają się procedury związane z kontrolą dokumentów opisane w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, stanowiącej nieobligatoryjną część polityki (zasad) rachunkowości.

Każdy dokument finansowo-księgowy, odzwierciedlający wpływ środków lub wydatki dokonane przez jednostkę, musi przebyć określoną drogę. W jej przebiegu dokument taki będzie weryfikowany, potwierdzany i zatwierdzany przez odpowiednich pracowników administracyjnych oraz służby finansowo-księgowe poprzez kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową.

Dobrze opracowana i wdrożona w życie instrukcja obiegu i kontroli dokumentów pozwoli uchronić kierownika jednostki przed odpowiedzialnością za nieterminowe regulowanie zobowiązań i należności czyli przed naruszeniem dyscypliny finansów publicznych oraz zapewni, że powierzone mu do dyspozycji środki publiczne zostaną wykorzystane w sposób celowy, legalny i oszczędny.

Ważne!
Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest dyrektor szkoły. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również nad prawidłowością wykorzystania wniosków wynikających z kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Dyrektor odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli.

Zakres kontroli

Zakresem kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w formie pisemnej należy objąć:

  • środki pieniężne,
  • rozrachunki i rozliczenia,
  • zapasy,
  • aktywa trwałe,
  • zatrudnienie i wynagrodzenia,
  • koszty,
  • przychody,
  • środki trwałe w budowie,
  • fundusze specjalne,
  • systemy informatyczne.

Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:

  • kontroli wstępnej mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom; kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,
  • kontroli bieżącej polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo – bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem itp.,
  • kontroli następnej obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, która jest obszernym dokumentem dostosowanym do specyfiki danej placówki, powinny być zawarte szczegółowe informacje dotyczące dokumentacji księgowej występującej w szkole/przedszkolu, zasad sporządzania i korygowania błędów występujących w dowodach finansowych oraz zasad dekretowania i numerowania dowodów księgowych. Należy również przedstawić właściwie opisane procesy dokonywania kontroli dokumentów (w odpowiedni sposób na różnych poziomach i dla różnych stanowisk) oraz system przechowywania dokumentów i sposób ich archiwizowania.

Ważne!
Każdy dokument księgowy, zanim zostanie zaksięgowany, musi być sprawdzony, a ewentualne błędy w nim występujące – wykryte i poprawione. Dlatego też wszystkie dokumenty finansowe i księgowe muszą być poddane kontroli merytorycznej, formalnej, rachunkowej i finansowej.

Ze względu na specyfikę szczególnej kontroli powinny być poddawane faktury zakupowe otrzymywane od dostawców towarów lub usług. Przepisy ustawy VAT są bowiem na tyle rygorystyczne, że nakładają odpowiedzialność na nabywcę towaru/usługi za nieodprowadzenie podatku należnego do urzędu skarbowego przez sprzedawcę w przypadku kiedy organy kontroli udowodnią, że podatnik wiedział lub powinien wiedzieć przy dochowaniu należytej staranności o tym, że kontrahent jest nieuczciwy. Odpowiedzialność tę w przypadku szkół czy przedszkoli będzie ponosił dyrektor placówki jako jej kierownik oraz główny księgowy.

Ważne!
Jeżeli organy podatkowe dojdą do wniosku, że placówka oświatowa nabyła towar/usługę od podmiotu nieistniejącego (niezarejestrowanego na podatnika VAT i nieodprowadzającego podatku do urzędu), wówczas na dyrektorze placówki może ciążyć nawet kara za współsprawstwo w popełnieniu przestępstwa skarbowego.

Dlatego też ważne jest wprowadzenie wewnętrznych zasad kontroli kontrahentów, np. poprzez wprowadzenie regulaminu, zgodnie z którym każdorazowo dany kontrahent będzie sprawdzany poprzez np.: