STAN PRAWNY NA 22 GRUDNIA 2025

Otwarcie placówki opieki nad dziećmi do lat trzech, zarówno przez podmiot publiczny, jak i niepubliczny, wymaga spełnienia konkretnych przewidzianych prawem wymogów, zapewniających bezpieczeństwo podopiecznym i odpowiednie funkcjonowanie placówki.

Ustawa o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 ujmuje szeroko katalog podmiotów, które mogą tworzyć i prowadzić żłobki, wskazując w art. 8 ust. 1, że są to:

• jednostki samorządu terytorialnego oraz instytucje publiczne,
• osoby fizyczne,
• osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Na zakres podmiotowy ww. Ustawy składają się więc zarówno podmioty publiczne, czyli gminy, jak i niepubliczne, np. osoby fizyczne, spółki prawa handlowego, fundacje czy stowarzyszenia.

Rejestr żłobków i klubów dziecięcych – zagadnienia ogólne

Zgodnie z art. 26 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 prowadzenie żłobka uznano za działalność regulowaną, to znaczy taką, która wymaga wpisu do odpowiedniego rejestru oraz której prowadzenie zależy od spełnienia szeregu szczególnych warunków, określonych przepisami prawa. Warunki te ujęto w rozdziale 3 tego aktu prawnego.

Najważniejszy z nich, jak wspomniano powyżej, to obowiązek wpisu żłobka do rejestru żłobków i klubów dziecięcych. W przypadku żłobków zakładanych przez gminę niezbędne będzie również podjęcie stosownej uchwały rady gminy w sprawie utworzenia żłobka oraz nadania mu statutu. Rejestr jest prowadzony w każdej gminie przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Właściwość organu administracji publicznej została tak ustalona, że właściwy do zarejestrowania placówki jest wójt (burmistrz, prezydent miasta) tej gminy, na terenie której ma być prowadzony żłobek (art. 27 ust. 1 ww. Ustawy).

Rejestr żłobków i klubów dziecięcych jest jawny i na podstawie art. 27 ust. 2 Ustawy żłobkowej podlega publikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dane zawarte w rejestrze publikowane są na stronach podmiotowych właściwej gminy oraz ministra właściwego do spraw rodziny. Tym samym wspomniany przepis daje bezpośredni dostęp do informacji m.in. o liczbie żłobków działających na terenie gminy oraz ich adresach zarówno osobom (podmiotom), które zamierzają prowadzić żłobek, jak i rodzicom (opiekunom prawnym, innym osobom, którym sąd powierzył opiekę nad dzieckiem) szukającym placówki, do której chcieliby oddać dziecko.

Dane zawarte w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych obejmują (art. 27 ust. 4 Ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3):

• nazwę lub imię i nazwisko oraz siedzibę lub adres podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy;
• numer NIP podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy;
• miejsce prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego;
• informację o zawieszaniu prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego;
• informację o godzinach pracy żłobka lub klubu dziecięcego;
• adres poczty elektronicznej i numer telefonu żłobka lub klubu dziecięcego;
• liczbę miejsc w żłobku lub klubie dziecięcym;
• liczbę dzieci zapisanych do żłobka lub klubu dziecięcego;
• informację, czy żłobek lub klub dziecięcy jest dostosowany do potrzeb dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki;
• informację o uwzględnieniu przez żłobek lub klub dziecięcy poszczególnych standardów opieki określonych:
  • w przepisach wydanych na podstawie art. 6c (od 1 stycznia 2026 r. – Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 grudnia 2024 r. w sprawie standardów opieki sprawowanej nad dziećmi w wieku do lat 3 - Dz.U. z 2024 r. poz. 1882), z podziałem na poszczególne standardy niezbędne i fakultatywne,
  • na podstawie przepisów odrębnych;
• informacje o opłacie za pobyt dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym rozumianej jako:
  • wydatki na funkcjonowanie jednego miejsca opieki miesięcznie, bez wydatków inwestycyjnych i wydatków na remonty – w przypadku żłobków lub klubów dziecięcych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego,
  • maksymalna miesięczna wysokość opłat za pobyt dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym, jaką poniósłby rodzic w przypadku braku ulg lub dofinansowań ze środków publicznych – w przypadku żłobków lub klubów dziecięcych prowadzonych przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego;
• informacje o ulgach i dofinansowaniu ze środków publicznych wpływających na wysokość opłaty za pobyt dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym;
• wysokość opłat za wyżywienie;
• dane dotyczące dziecka uczęszczającego do żłobka lub klubu dziecięcego:
  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • datę rozpoczęcia i zakończenia uczęszczania przez dziecko do danego żłobka lub klubu dziecięcego,
  • wysokość opłaty za pobyt danego dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym w poszczególnych miesiącach, z uwzględnieniem:
    • środków finansowych pozyskanych z programów, w tym rządowych lub resortowych, służących rozwojowi instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3,
    • ulg przyznanych:
      • przez podmiot prowadzący żłobek lub klub dziecięcy – w przypadku odpowiednio żłobków lub klubów dziecięcych prowadzonych przez osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
      • w związku z uzyskaniem przez podmiot prowadzący żłobek lub klub dziecięcy dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
• informację, czy dziecko jest niepełnosprawne lub wymaga szczególnej opieki;
• dane dotyczące rodziców dziecka uczęszczającego do żłobka lub klubu dziecięcego:
  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL – numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
• numer rachunku bankowego podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy;
• informacje o dofinansowaniu miejsc opieki ze środków publicznych obejmujące:
  • informację, czy żłobek lub klub dziecięcy otrzymał lub otrzymuje środki finansowe pozyskane z programów, w tym rządowych lub resortowych, służących rozwojowi instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, ze wskazaniem źródła pochodzenia poszczególnych środków finansowych, ich wysokości i kwoty przypadającej na jedno miejsce na dane dziecko odpowiednio w żłobku lub klubie dziecięcym,
  • informację, czy żłobek lub klub dziecięcy otrzymał lub otrzymuje środki finansowe pozyskane z dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, ze wskazaniem źródła pochodzenia poszczególnych środków finansowych, ich wysokości i kwoty przypadającej na jedno miejsce na dane dziecko odpowiednio w żłobku lub klubie dziecięcym.

Gdzie należy zarejestrować żłobek?

Podmiot, który chce założyć żłobek, musi złożyć stosowny wniosek drogą elektroniczną. By móc to zrobić, należy założyć konto na portalu empatia.gov.pl, następnie w module „Złóż wniosek przez internet” wybrać wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów – RKZ-1. Konieczne będzie również założenie konta z wykorzystaniem Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Termin załatwienia sprawy

Organ prowadzący rejestr zobowiązany jest dokonać wpisu podmiotu do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu do tego organu wniosku o wpis wraz z dołączonymi do niego dokumentami.  Jeżeli organ prowadzący rejestr nie dokona wpisu w odpowiednim terminie, a od dnia wpływu wniosku do tego organu upłynęło 14 dni, podmiot może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy organ wezwał podmiot do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji 7-dniowy termin rozpoczyna się wraz z dniem wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.

Dokumentacja niezbędna do założenia żłobka