STAN PRAWNY NA 4 WRZEŚNIA 2025

Artykuł 9 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) wyraźnie zakazuje przetwarzania danych szczególnej kategorii, a więc danych wrażliwych. Przetwarzanie danych osobowych będzie możliwe wyłącznie, gdy spełnione zostaną określone przesłanki. Jak zatem w praktyce i zgodnie z przepisami przetwarzać dane wrażliwe dzieci i rodziców korzystających ze wsparcia poradni psychologiczno-pedagogicznej? Jakie zasady przetwarzania danych należy stosować?

Najważniejsze definicje

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (czyli RODO) zawiera w kilku swoich regulacjach definicje danych osobowych.

Definicja podstawowa „danych osobowych” zawarta jest w art. 4 pkt 1 Rozporządzenia i zgodnie z nią dane te oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Warto dodać, że możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie imienia i nazwiska, numeru identyfikacyjnego, danych o lokalizacji, identyfikatora internetowego lub jednego bądź kilku szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Oprócz takiej definicji we wspomnianym akcie prawnym znajdziemy również definicję danych szczególnej kategorii, czyli danych wrażliwych. Znajduje się ona w art. 9 ust. 1 Rozporządzenia, zgodnie z tym przepisem zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

Z posiadaniem danych osobowych wiąże się konieczność ich przetwarzania, ta czynność również jest w RODO zdefiniowana. „Przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Ten katalog obejmuje zatem praktycznie wszelkie czynności, jakie można wykonać na danych osobowych.

Jak zgodnie z prawem przetwarzać dane?

Prawo do przetwarzania danych musi być jednak oparte o jedną lub więcej przesłanek wskazanych w art. 6 RODO. Ta z kolei regulacja wskazuje, że przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,