STAN PRAWNY NA 5 WRZEŚNIA 2022 Obowiązki sekretarza szkoły związane z nowym rokiem szkolnym Opracowała: Małgorzata Kuśmierczyk, główny specjalista ds. oświaty w Starostwie Powiatowym w Ostrołęce; zajmuje się realizacją spraw z zakresu zadań i uprawnień organu prowadzącego placówki oświatowe; autorka książki Profesjonalny sekretariat w placówce oświatowej oraz wielu publikacji o tematyce oświatowej; wykładowca i szkoleniowiec z zakresu zagadnień dotyczących oświaty i administracji, posiada certyfikat doradcy zawodowego; pełniła obowiązki dyrektora szkoły; członek Ostrołęckiego Towarzystwa Naukowego im. Adama Chętnika oraz Zarządu Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny w Ostrołęce Przygotowanie sekretariatu do nowego roku szkolnego to niekończąca się lista zadań i obowiązków. Za prowadzenie kancelarii (sekretariatu) odpowiada sekretarza szkoły. Poniżej przedstawione zostały główne zadania sekretarza związane z rozpoczęciem roku szkolnego 2022/2023. Sekretarz szkoły odpowiada przede wszystkim za prowadzenie spraw kancelaryjnych, a ponadto współtworzy arkusz organizacyjny szkoły, wprowadza dane do Systemu Informacji Oświatowej, prowadzi często dokumentację szkolną i pracowniczą oraz sporządza sprawozdania dla organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny. Szczegółowy zakres obowiązków sekretarza szkoły ustala dyrektor, natomiast prawo reguluje organizację jego pracy. Niektóre ważne terminy obowiązujące w pracy sekretariatu Miesiąc Data Zadanie Lipiec Bezpośrednio po ogłoszeniu wyników Przekazanie do organu prowadzącego informacji na temat: • wyników egzaminu maturalnego, • wyników egzaminu ósmoklasisty Bezpośrednio po przeprowadzonym naborze Przekazanie do organu prowadzącego informacji na temat wielkości naboru do szkół Lipiec/sierpień Praca ciągła Przyjmowanie dokumentacji kandydatów na uczniów szkoły (kontrola poprawności złożonych dokumentów, uzupełnianie ich), współpraca z komisją rekrutacyjną powołaną w szkole Sierpień Ostatni tydzień sierpnia Przekazanie do organu prowadzącego informacji na temat wielkości (uzupełnionego) naboru do szkół Ostatnie dwa tygodnie sierpnia Współpraca z dyrektorem szkoły w zakresie: • organizacji zebrania rady pedagogicznej, • organizacji egzaminów poprawkowych, • tworzenia arkusza organizacji pracy szkoły (aneks wrześniowy), • ustalenia tygodniowego rozkładu zajęć edukacyjnych (na podstawie zatwierdzonego przez organ prowadzący arkusza organizacji szkoły), • przygotowania dokumentów kadrowych związanych z przyjęciem nowych nauczycieli, pracowników szkoły lub przydziałem im dodatkowych zadań, • przeszeregowań płacowych pracowników, • ubezpieczeń grupowych uczniów (NNW), • uzgodnienia spraw związanych ze świadczeniami urlopowymi w nowym roku szkolnym (sekretarz zazwyczaj prowadzi ewidencję czasu pracy nauczycieli i pracowników szkoły), • przeglądu obiektów szkolnych pod kątem przygotowania ich do nowego roku szkolnego, • zaopatrzenia szkoły w niezbędne materiały oraz środki ochrony osobistej, • awansu zawodowego nauczycieli ubiegających się o stopień nauczyciela kontraktowego (zaległe rozmowy kwalifikacyjne, wydanie aktów nadania stopnia awansu), • zadań związanych z ochroną danych osobowych w szkole, • skontrolowania aktualności badań lekarskich i szkoleń BHP wszystkich pracowników szkoły (wystawienie skierowań na badania lekarskie), • organizacji opieki zdrowotnej nad uczniami w szkole, • przekazania uczniom darmowych podręczników i materiałów edukacyjnych. Inne zadania sekretarza szkoły w zakresie: • uzupełnianie dokumentów kadrowych nauczycieli i pracowników szkoły (brakujące zaświadczenia, nowe lub uaktualnione dokumenty), • uzupełnienie stanu zabezpieczenia szkoły w druki przebiegu nauczania (np. dzienniki lekcyjne, dzienniki innych zajęć, arkusze zajęć, druki legitymacji szkolnych, księgi ewidencji uczniów, rejestru druków itp.), • dokonanie wpisów do księgi uczniów oraz innych ewidencji występujących w szkole, • wydawanie zaświadczeń, legitymacji oraz innych dokumentów uczniom, nauczycielom, pracownikom szkoły Bezpośrednio po ogłoszeniu wyników Informacja na temat zdanych egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe Październik Do 30 października Złożenie przez nauczycieli wniosków o postępowanie egzaminacyjne na stopień nauczyciela mianowanego (sesja zimowa) – konieczna jest data wpływu i rejestracja w dzienniku podawczym Listopad Do 30 listopada Przekazanie do organu prowadzącego wniosku dyrektora o dofinansowanie doskonalenia zawodowego nauczycieli w roku następnym (po uprzednim zebraniu przez dyrektora indywidualnych wniosków od nauczycieli) Terminy związane z wprowadzaniem danych do Systemu Informacji Oświatowej Miesiąc Data Zadanie 7 dni od opracowania przez dyrektora arkusza organizacyjnego (ewentualna korekta w ciągu 7 dni od zatwierdzenia arkusza organizacyjnego przez organ prowadzący) • informacja o przystąpieniu nauczyciela do postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego w roku szkolnym, którego dotyczy arkusz organizacyjny 7 dni od rozpoczęcia stażu • dane dziedzinowe o rozpoczęciu przez nauczyciela stażu na kolejny stopień awansu zawodowego nauczyciela Październik Do 10 października (za okres od stycznia do sierpnia) • dane dziedzinowe dotyczące kosztów wynagrodzeń pracowników niebędących nauczycielami, bez pochodnych pracodawcy, • dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia, z wyszczególnieniem jego składników i ich wysokości, w tym składników nieperiodycznych, oraz dodatków i ich wysokości w odniesieniu do nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych, nauczycieli, o których mowa w art. 16 ust. 1 Ustawy Prawo oświatowe, osób niebędących nauczycielami, o których mowa w art. 15 ust. 2–6 Ustawy Prawo oświatowe, dyrektorów szkół i placówek oświatowych niebędących nauczycielami, o których mowa w art. 62 ust. 2 Ustawy Prawo oświatowe, • dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzenia osób wykonujących zadania nauczyciela na podstawie umowy cywilnoprawnej, • dane dziedzinowe o wysokości przeciętnego wynagrodzenia nauczyciela przypadającego na jeden etat, z uwzględnieniem nieperiodycznych składników wynagrodzenia, • dane dotyczące wydatków na prowadzenie szkół i placówek oświatowych Do 10 października bieżącego roku szkolnego • w przypadku szkół podstawowych: dane uczniów przystępujących do egzaminu ósmoklasisty Do 10 października według stanu na koniec III kwartału • dane dotyczące wydatków na prowadzenie szkół i placówek oświatowych, • dane dziedzinowe dotyczące pracowników niebędących nauczycielami, • w przypadku szkół specjalnych zorganizowanych w podmiotach leczniczych: dane dziedzinowe nauczycieli w zakresie dotyczącym formy i wymiaru zatrudnienia, a także rodzajów i wymiaru prowadzonych zajęć lub innych wykonywanych obowiązków, • dane dziedzinowe dotyczące liczby nauczycieli, z którymi rozwiązano stosunek pracy albo planowane jest jego rozwiązanie, albo których stosunek pracy wygasł albo wygaśnie, • dane dziedzinowe uczniów dotyczące spełniania obowiązku szkolnego w szkole obwodowej Do 10 października za poprzedni rok szkolny • dane dziedzinowe dotyczące średniorocznej liczby osób niebędących uczniami danej szkoły korzystających z internatu, w tym liczby osób posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, • dane dziedzinowe dotyczące liczby uczniów objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną, • dane dziedzinowe dotyczące uczestniczenia ucznia w zajęciach rozwijających zainteresowania i uzdolnienia oraz innych formach działalności dydaktyczno-wychowawczej, • dane dziedzinowe dotyczące liczby uczniów korzystających ze świetlicy szkolnej W ciągu 7 dni od zmiany w stanie faktycznym • dane dziedzinowe dotyczące uczniów i nauczycieli