STAN PRAWNY NA 20 WRZEŚNIA 2019 Prowadzenie dokumentacji pracowniczej Opracowała i zaktualizowała: Karolina Król-Komarnicka, kierownik działu kadr i płac w państwowej instytucji Podstawa prawna: • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), • Ustawa z dnia 17 listopada 1974 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460 ze zm.), • Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924), • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.). Zatrudnianie pracowników niesie ze sobą liczne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, która wynika z łączącego obie strony stosunku pracy oraz konieczności prawidłowego prowadzenia akt osobowych (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy; dalej: k.p.). Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 i 6a k.p.) i zagrożone jest karą grzywny. Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) „(…) pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia”. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej (dalej: Rozporządzenie). Ważne! Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z § 94 pkt 9a k.p., pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku wyboru formy elektronicznej rozdziały 3 i 4 Rozporządzenia określają sposób jej prowadzenia i przechowywania. Dokumenty potrzebne do sporządzenia umowy o pracę Przed zatrudnieniem pracownika trzeba skierować go na wstępne badania lekarskie. Aby uzyskać dane osobowe niezbędne do wystawienia skierowania, należy wręczyć pracownikowi kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (zał. nr 1). Od maja 2019 r. zmianie uległ zakres danych osobowych, które pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Są to: • imię (imiona) i nazwisko, • data urodzenia, • dane kontaktowe, • wykształcenie, • kwalifikacje zawodowe, • przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo pracodawca może żądać złożenia świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy. Nowy pracownik może ponadto przedłożyć dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, a także dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Ważne! Pracownikowi zawsze należy zwrócić oryginały złożonych dokumentów, zachowując w aktach jedynie ich odpisy lub kopie. Aby pracodawca mógł prawidłowo sporządzić umowę i uwzględnić uprawnienia pracownika związane z zatrudnieniem, powinien przekazać pracownikowi następujące dokumenty do wypełnienia: • kwestionariusz osobowy pracownika, • kartę przyjęcia pracownika, • klauzulę informacyjną kandydata do pracy, • klauzulę informacyjną pracownika, • oświadczenie dla celów podatkowych, • PIT-2, • informację o uprawnieniach związanych z rodzicielstwem, • wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Dokumenty związane z powstaniem stosunku pracy Po otrzymaniu tych wszystkich wypełnionych dokumentów oraz dostarczeniu świadectw pracy i świadectw ukończonych szkół pracodawca może sporządzić dokumenty związane z powstaniem stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem. Są to: • umowa o pracę, • dodatkowe warunki zatrudnienia, • zakres obowiązków. Przepisy prawa pracy przewidują trzy rodzaje umów o pracę: • na okres próbny, • na czas określony, • na czas nieokreślony. Ponadto umowy na czas określony zawiera się maksymalnie na okres 33 miesięcy między tymi samymi stronami, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3. Oznacza to, że każdorazowo czwarta umowa na czas określony powinna być zawierana na czas nieokreślony. W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony: • w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, • w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, • w celu wykonywania pracy przez okres kadencji (np. zatrudnienie członków zarządu na okres czterech lat), • gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie – przepis art. 29 § 11 k.p. nakłada obowiązek określenia w umowie tego celu lub tych okoliczności przez zamieszczenie informacji o przyczynach obiektywnie uzasadniających zawarcie takiej umowy. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, z informacją, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. (obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, częstość wypłat wynagrodzenia za pracę, przysługujący wymiar urlopu, obowiązujący okres wypowiedzenia) oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy. Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Akta osobowe pracownika Akta osobowe pracodawca musi założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika. Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane. Pracownik ma zawsze prawo wglądu do akt osobowych, a co za tym idzie – prawo weryfikowania zasadności i prawdziwości gromadzonych w aktach informacji na swój temat. Zgodnie z art. 3 Rozporządzenia akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują: 1. Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 k.p.). Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A akt osobowych pracownika mogą być przechowywane w częściach powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, A2 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczą każdej części. 2. Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, tj.: a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, b) umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.), c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę, d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy o emeryturach pomostowych, e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: • z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.), • z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 k.p.), • z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji; f) potwierdzenie poinformowania pracownika o: • warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 k.p.), • warunkach zatrudnienia pracownika (art. 291 § 2 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 k.p.) – przed skierowaniem do pracy pracownika skierowanego do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający miesiąc, • celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 k.p.), • ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.); g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.), h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie, j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 k.p.), k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem bądź uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.), m) dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski lub urlop wychowawczy i korzystaniem z tych urlopów, n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e k.p.), o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.), p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 k.p.), r) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 k.p.), s) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.), • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 k.p.); t) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 k.p.), u) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 k.p.), w) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, y) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy. Oświadczenia lub dokumenty w części B można łączyć w częściach powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B1, B2 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczą każdej części. 3. Część C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, tj.: a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.), d) kopia wydanego świadectwa pracy, e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, f) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 k.p.), g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 k.p.). Oświadczenia lub dokumenty w części C można łączyć w częściach powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery C1, C2 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczą każdej części. 4. Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Te dokumenty zostały wyodrębnione w osobną część ze względu na obowiązek usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu w przypadkach określonych w art. 113 k.p. oraz wskazanych w przepisach odrębnych. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu należy usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Pracodawca ma też obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: • ewidencję czasu pracy, która zawiera: o kartę ewidencji czasu pracy, zawierającą informacje o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, o wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.), ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 k.p.), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 k.p.), o dokumenty związane: ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.), z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 1513 k.p.), z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do jej wykonywania, o zgody: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej ośmiu godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.), pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.); • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego, • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.), • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 k.p.). Ważne! W terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca powinien zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń: emerytalnego, rentowego, chorobowego, wypadkowego, ubezpieczenia zdrowotnego. Wymagane jest zgłoszenie na druku – ZUS ZUA. Zgodnie z § 8 Rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Pracodawcy mają obowiązek dostosowania warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 ww. Rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od 1 stycznia 2019 r. Przepisy tego Rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy nawiązano od 1 stycznia 2019 r. Pracownicy pozostający w stosunku pracy 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników pozostających w stosunku pracy 1 stycznia 2019 r. do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, zgromadzonych do tego dnia, mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, z wyjątkiem § 2–6 (tj. dotyczących akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej); w tym zakresie należy stosować przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy powinni dostosować dokumentację zgromadzoną do 1 stycznia 2019 r. do § 2–6 Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. Do dokumentacji pracowniczej pracowników dotychczasowych, gromadzonej od 1 stycznia 2019 r., należy stosować przepisy ww. Rozporządzenia, natomiast z zakresu kart ewidencji czasu pracy dotychczasowych pracowników, prowadzonych 1 stycznia 2019 r., przepisy dotychczasowego Rozporządzenia. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony do 10 lat Regulacje obowiązujące do 31 grudnia 2018 r. przewidywały 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. okres ten zasadniczo uległ skróceniu do 10 lat. Pracodawca jest obecnie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wyjątek od tej zasady może być wprowadzony jedynie w drodze odrębnych przepisów. Do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. zastosowanie mają przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej, zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz obowiązków informacyjnych pracodawcy z tym związanych, katalogu uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej, wydawania kopii, a także o takiej samej mocy prawnej dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej i papierowej. Zastosowanie znajdzie też przepis dotyczący zniszczenia dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jej wydania byłemu pracownikowi do czasu zniszczenia. Okres przechowywania tej dokumentacji jest ustalany na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących, czyli wynosi 50 lat. Jedynie dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania będzie mógł zostać skrócony. Skrócenie będzie uzależnione od złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych, o których mowa w Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych w tym okresie do ubezpieczeń społecznych. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosić będzie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Prawo pracownika do odbioru dokumentacji od pracodawcy Pracownik ma prawo do odebrania swojej dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania oraz w przypadku przekształcenia formy jej prowadzenia z papierowej na elektroniczną. W pierwszym przypadku, gdy dojdzie do rozwiązania stosunku pracy, pracodawca powinien poinformować o takiej możliwości pracownika. W tym celu wraz ze świadectwem pracy, tj. w chwili ustania stosunku pracy, będzie zobowiązany przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania oraz o jej zniszczeniu, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji pracowniczej w wyznaczonym terminie. Informacja pracodawcy może być przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną) na pracodawcę został nałożony obowiązek poinformowania o możliwości odbioru przez zatrudnionego pracownika swojej dokumentacji, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, w terminie 30 dni od przekazania tej informacji.