OPUBLIKOWANO: GRUDZIEŃ 2010
ZAKTUALIZOWANO: 9 CZERWCA 2017
Kontrola finansowa – instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.),
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.),
- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. z 2010 r. Nr 44 poz. 255).
Rodzaje i funkcjonowanie kontroli finansowej
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych obowiązująca od 1 stycznia 2010 r. wprowadziła pojęcie kontroli zarządczej. Funkcjonująca do tej pory kontrola finansowa stała się częścią kontroli zarządczej, która ma znacznie szerszy zasięg. Na kontrolę finansową składają się procedury związane z kontrolą dokumentów opisane w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, stanowiącej nieobligatoryjną część polityki (zasad) rachunkowości.
Każdy dokument finansowo-księgowy, odzwierciedlający wpływ środków lub wydatki dokonane przez jednostkę, musi przebyć określoną drogę. W jej przebiegu dokument taki będzie weryfikowany, potwierdzany i zatwierdzany przez odpowiednich pracowników administracyjnych oraz służby finansowo-księgowe poprzez kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową.
Odpowiednie zorganizowanie systemu kontroli finansowej w szkole i placówce oświatowej ma zminimalizować ryzyko związane z dokonaniem wydatku niezgodnego z prawem lub z naruszeniem prawa. Dobrze opracowana i wdrożona w życie instrukcja obiegu i kontroli dokumentów pozwoli uchronić kierownika jednostki przed odpowiedzialnością za nieterminowe regulowanie zobowiązań i należności, czyli przed naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, oraz zapewni, że powierzone mu do dyspozycji środki publiczne zostaną wykorzystane w sposób celowy, legalny i oszczędny.
Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest dyrektor szkoły. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również nad prawidłowością wykorzystania wniosków wynikających z kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Dyrektor jest też odpowiedzialny za należyte wykorzystanie wyników kontroli.
Zakresem kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w formie pisemnej należy objąć:
- środki pieniężne,
- rozrachunki i rozliczenia,
- zapasy,
- aktywa trwałe,
- zatrudnienie i wynagrodzenia,
- koszty,
- przychody,
- środki trwałe w budowie,
- fundusze specjalne,
- systemy informatyczne.
Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:
- kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom; kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,
- kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo – bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem itp.,
- kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych należy zamieścić szczegółowe informacje dotyczące dokumentacji księgowej obowiązującej w szkole, zasad sporządzania i korygowania błędów występujących w dowodach finansowych, zasad dekretowania i numerowania dowodów księgowych. Należy również przedstawić właściwie opisane procesy dokonywania kontroli dokumentów (w odpowiedni sposób na różnych poziomach i dla różnych stanowisk) oraz system przechowywania dokumentów i sposób ich archiwizowania.
Każdy dokument księgowy, zanim zostanie zaksięgowany, musi być sprawdzony, a ewentualne błędy w nim występujące – wykryte i poprawione. Dlatego też wszystkie dokumenty finansowe i księgowe muszą być poddane kontroli merytorycznej, formalnej, rachunkowej i finansowej.
W ostatnim czasie ze względu na zaostrzoną politykę Ministerstwa Finansów szczególnej kontroli powinny zostać poddane faktury zakupowe otrzymywane od dostawców towarów lub usług. Przepisy ustawy o VAT są bowiem na tyle rygorystyczne, że nakładają odpowiedzialność na nabywcę towaru/usługi za nieodprowadzenie podatku należnego do urzędu skarbowego przez sprzedawcę, w przypadku kiedy organy kontroli udowodnią, że podatnik wiedział lub powinien wiedzieć przy dochowaniu należytej staranności o tym, że kontrahent jest nieuczciwy. Odpowiedzialność tę w przypadku szkół będzie ponosił dyrektor placówki jako jej kierownik oraz główny księgowy. Jeżeli organy podatkowe dojdą do wniosku, że szkoła nabyła towar/usługę od podmiotu nieistniejącego (niezarejestrowanego na podatnika VAT-u i nieodprowadzającego podatku do urzędu), wówczas na dyrektorze placówki może ciążyć nawet kara za współsprawstwo w popełnieniu przestępstwa skarbowego. Dlatego ważne jest wprowadzenie wewnętrznych zasad kontroli kontrahentów, np. poprzez wprowadzenie regulaminu, zgodnie z którym każdorazowo dany kontrahent będzie sprawdzany, np.:
- sprawdzenie, czy dany podmiot jest zarejestrowany na podatnika VAT-u na stronie Ministerstwa Finansów: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/,
- sprawdzenie, czy siedziba sprzedawcy rzeczywiście znajduje się pod wskazanym przez niego adresem,
- sprawdzenie ważności wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu) lub do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx),
- sprawdzenie strony internetowej kontrahenta – pod względem jej profesjonalizmu i aktualnego adresu siedziby.
Powyższe procedury w placówce oświatowej pozwolą na uniknięcie odpowiedzialności w przypadku ewentualnego natrafienia na nieuczciwego kontrahenta. Jeżeli bowiem dyrektor placówki udowodni, że działał w dobrej wierze, organy podatkowe nie będą mogły zakwestionować prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych oraz nie będą miały podstawy do nałożenia kary grzywny czy nawet kary pozbawienia wolności na dyrektora.
Kontrola merytoryczna
Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami w zakresie stosowanych norm i cen.
Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:
- czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
- czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,
- czy dokonana operacja gospodarcza była celowa,
- czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości (czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami),
- czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa o wykonawstwo usługi, umowa na dostawę towaru lub czy złożono zlecenie, zamówienie, a także czy zostały przeprowadzone procedury przetargowe,
- czy wykazane w dokumencie księgowym ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
- czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.
Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to niezbędne jest jego uzupełnienie. Uzupełnienie takie winno być zamieszczone na odwrocie dokumentu. Nie powinno się opisywać faktur VAT, faktur korygujących, not korygujących na czole dokumentu (czyli na pierwszej stronie). Na czole dokumentu dozwolone jest tylko zamieszczenie numeru identyfikacji wewnętrznej dokumentu, pod którym dokument został zaksięgowany.
